Formy komunikacji z urzędem

Organ administracji publicznej doręcza pisma przede wszystkim za pokwitowaniem przez pocztę. Użycie poczty elektronicznej jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli strona zgodziła się na doręczenia w tej formie.

Postępowanie przed organami administracji publicznej – w należących do ich właściwości indywidualnych sprawach rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych – jest uregulowane przepisami Ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2000 r., nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). Postępowanie podatkowe reguluje Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tj. Dz.U. z 2005 r., nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Fot.: www.sxc.hu

Załatwianie spraw
Stroną postępowania administracyjnego jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Zgodnie z k.p.a. organy administracji publicznej mają obowiązek należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków. Powinny czuwać nad tym, aby strony i osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa.

Organy administracji publicznej mają obowiązek załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Zasadą jest, że załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, a w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Dokonywanie doręczeń
Organ administracji publicznej może doręczać pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników inne upoważnione osoby lub organy.

Doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej może nastąpić tylko w przypadku, gdy strona lub inny uczestnik postępowania:
- wystąpił do organu administracji publicznej o takie doręczenie albo
- wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 16 kwietnia 2008 r. (II WSA/Wa 1038/07) w aktach sprawy musi znajdować się dokument zawierający zgodę  strony na korzystanie ze środków komunikacji elektronicznej.

Przykład 1
Brak możliwości użycia faksu

Mariusz J., mający trudności z poruszaniem się, chciałby mieć pisma w postępowaniu administracyjnym doręczane faksem. Nie jest to dopuszczalne. Przez środki komunikacji elektronicznej należy rozumieć rozwiązania techniczne (urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe) umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a szczególnie pocztę elektroniczną. Faks nie jest urządzeniem informatycznym. Doręczenie pisma za pośrednictwem faksu nie byłoby więc doręczeniem za pomocą środków komunikacji elektronicznej (wyrok WSA w Warszawie z 5 grudnia 2006 r.,
III SA/Wa 1836/06).

Fot.: www.sxc.hu

W celu doręczenia dokumentu w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej powinien przesłać na adres elektroniczny adresata informację zawierającą:
- wskazanie, że adresat może odebrać dokument w takiej formie,
- wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać dokument i pod którym dokona potwierdzenia doręczenia,
- pouczenie dotyczące sposobu odbioru
dokumentu.
Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma podpisem (i datą).

W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia. W razie jego nieotrzymania organ doręcza pismo w tradycyjny sposób.

Przykład 2
Doręczenie do domu

Cierpiący na uraz kręgosłupa Tomasz B. jest stroną postępowania administracyjnego. Często przebywa poza domem. Otrzymanie pisma może pokwitować żona lub dorosły syn. Pismo można bowiem doręczyć, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, a nawet sąsiadowi lub dozorcy, jeżeli podjęli się oddania pisma adresatowi. Powiadamia się o tym adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub w drzwiach mieszkania.

Przykład 3
Zmiana adresu
Z powodu pogarszającego się stanu zdrowia cierpiąca na stwardnienie rozsiane Kamila O. musi zamieszkać z rodzicami. Jest stroną postępowania administracyjnego. Powinna zawiadomić organ prowadzący to postępowanie o zmianie adresu (organ uprzedza o takim obowiązku). Jeśli tego nie dokona, pisma przesłane na jej adres będą uważane za doręczone – mimo nieodebrania ich przez Kamilę O.

Wnoszenie pism
Zgodnie z k.p.a. podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) w postępowaniu administracyjnym mogą być wnoszone: pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu, ustnie do protokołu oraz za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej.

Organ administracji publicznej jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania, na żądanie wnoszącego. W przypadku wniesienia go w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany adres elektroniczny.

Fot.: www.sxc.hu

Zachowanie terminu
Strona, która nie chce ponieść negatywnych konsekwencji zaniedbania, musi dokonywać w toku postępowania administracyjnego czynności w przewidzianych dla nich terminach, np. odwołanie od decyzji administracyjnej trzeba wnieść do 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie – od dnia ogłoszenia. Termin wniesienia zażalenia na postanowienie to 7 dni.

Zgodnie z k.p.a., jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie (np. doręczenie decyzji stronie), to przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym nastąpiło zdarzenie. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu. Terminy określone w tygodniach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu. Natomiast terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca. Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.

Dni ustawowo wolne od pracy wymienione są w Ustawie z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. nr 4, poz. 28 z późn. zm.). Należą do nich: 1 stycznia, 6 stycznia, I i II dzień Wielkanocy, 1 maja, 3 maja, I dzień Zielonych Świątek, Boże Ciało, 15 sierpnia, 1 listopada, 11 listopada, 25, 26 grudnia oraz niedziele.

Przykład 4
Wniesienie odwołania
Marta C. otrzymała niekorzystną decyzję administracyjną 11 kwietnia 2011 r. Może wnieść odwołanie do 26 kwietnia 2011 r. (25 kwietnia jest dniem ustawowo wolnym od pracy). Gdyby otrzymała decyzję 9 kwietnia to ostatnim dniem na wniesienie odwołania byłby 23 kwietnia.

Należy pamiętać, że sobota nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Termin uważa się za zachowany także, jeżeli przed jego upływem pismo zostało: wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru, nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego lub złożone w polskim urzędzie konsularnym.

W razie uchybienia terminu można ubiegać się o jego przywrócenie. Zainteresowany powinien uprawdopodobnić, że uchybienie terminowi nastąpiło bez jego winy. Prośbę o przywrócenie terminu trzeba wnieść w ciągu 7 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia. Jednocześnie z wniesieniem prośby należy dopełnić czynności, dla której określony był termin.

Przykład 5
Choroba strony

Następnego dnia po otrzymaniu decyzji administracyjnej Robert A. ciężko zachorował. Choroba trwała 10 dni. W ciągu tygodnia od powrotu do zdrowia złożył wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania i wniósł odwołanie. Należy pamiętać, że choroba strony może być uznana za okoliczność usprawiedliwiającą niezachowanie terminu tylko wówczas, gdy miała charakter nagły, niepozwalający na wyręczenie się inną osobą. Ta okoliczność powinna być uprawdopodobniona dokumentem (wyrok WSA w Lublinie z 25 maja 2010 r., II SA/Lu 206/10).