Szefie, idę na urlop!

Coroczny, nieprzerwany, płatny urlop przeznaczony na regenerację kondycji fizycznej i psychicznej to jedno z podstawowych praw pracowniczych gwarantowanych przez Konstytucję RP. W naszym "poradniku-urlopniku" znajdziesz najważniejsze informacje o tym, ile przysługuje ci dni wolnych od pracy i jak się o nie ubiegać.

Tataraki i szczupaki, czyli urlop wypoczynkowy
Komu? Z urlopu wypoczynkowego mogą korzystać jedynie pracownicy zatrudnieni na podstawie  umowy o pracę. Jeśli pracodawca rozlicza się z tobą przy pomocy umów cywilnoprawnych – np. umowy o dzieło lub umowy zlecenia – nie masz do niego prawa. Urlop taki jest odnawialny, to znaczy, że w każdym roku kalendarzowym masz prawo do urlopu wypoczynkowego w przysługującym ci wymiarze dni.

Ile? Wymiar urlopu zależy od tzw. okresu zatrudnienia u wszystkich pracodawców, u których do tej pory pracowałeś. Do okresu zatrudnienia wlicza się również czas trwania nauki w:
- zasadniczej (lub równorzędnej) szkole zawodowej – max. 3 lata
- średniej szkole zawodowej – max. 5 lat
- średniej szkole ogólnokształcącej – max. 4 lata
- szkole policealnej – max. 6 lat
- szkole wyższej –  max. 8 lat
oraz
- okres służby wojskowej
- okres pobierania stypendium dla stażystów.

Liczba dni urlopu, który ci przysługuje w ciągu całego roku wynosi zatem:
- 20 dni – jeśli twój okres zatrudnienia wynosi mniej niż 10 lat
- 26 dni – jeśli twój okres zatrudnienia wynosi więcej niż 10 lat

Obliczając swój okres zatrudnienia pamiętaj o dwóch zasadach. Po pierwsze -  okresy nauki nie sumują się. Jeśli skończyłeś liceum i uczelnię wyższą, to do okresu zatrudnienia wliczasz 8 lat, a nie 12. Po drugie – jeśli podczas nauki pracowałeś, to do okresu zatrudnienia wliczasz korzystniejszy  okres. Np. jeśli w czasie studiów byłeś zatrudniony tylko rok, to lepszym rozwiązaniem będzie wliczenie 8 lat nauki niż 1 rok pracy.

Pamiętaj też, że urlop udzielany jest w dni robocze, czyli te, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym w firmie rozkładem czasu pracy. To znaczy, że jeśli według harmonogramu pracujesz także w soboty, niedziele lub święta, to na te dni również musisz wziąć wolne, aby zachować ciągłość urlopu.

Kto ma prawo do dłuższych urlopów wypoczynkowych?
- osoby z niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym i znacznym mają prawo do dodatkowych (!) 10 dni urlopu wypoczynkowego. Prawo to nabywają po upływie 1 roku od dnia, w którym został im przyznany dany stopień niepełnosprawności, ale muszą pracodawcy przedstawić odpowiednie dokumenty. Podobnie jak zasadniczy urlop wypoczynkowy, ten dodatkowy jest płatny, musi być wykorzystany, a ekwiwalent może być wypłacony tylko wtedy, gdy dochodzi do rozwiązania stosunku pracy. Aby ubiegać się o urlop dodatkowy musisz również złożyć odpowiedni wniosek. Dodatkowy urlop nie przysługuje osobom z niepełnosprawnością uprawnionym do urlopu powyżej 26 dni (czytaj niżej) lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów – np. dla pracowników zatrudnionych przy pracy szczególnie uciążliwej.

Uwaga! Osoby z niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym i znacznym mają prawo do jeszcze jednego "urlopu", ale przeznaczonego wyłącznie na uczestnictwo w turnusie rehabilitacyjnym. Można go uzyskać tylko raz w roku. „Urlop na wyjazd rehabilitacyjny” to nazwa potoczna. Formalnie jest to: "zwolnienie od pracy za zachowaniem prawa do wynagrodzenia". Podstawą przekazania wypłaty jest potwierdzenie uczestnictwa w turnusie. Zwolnienie na wyjazd udzielane jest na podstawie wniosku lekarza o skierowanie na turnus. Ważne! Roczny wymiar urlopu dodatkowego i "rehabilitacyjnego" nie może przekroczyć 21 dni! To znaczy, że jeśli wykorzystasz te 21 dni na turnus, to już nie przysługuje ci w danym roku urlop dodatkowy. Jeśli nie skorzystasz z wyjazdu na rehabilitację, to masz 10 dni urlopu dodatkowego.

- nauczyciele – jeśli pracują w szkole, gdzie są ferie zimowe i letnie, mają prawo do urlopu wypoczynkowego w tym czasie. Jeśli ferie w placówce nie są przewidziane, nauczyciele mają prawo do 35 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku. 36-dniowy urlop przysługuje nauczycielowi akademickiemu, ale musi go wykorzystać w dni wolne od zajęć dydaktycznych
- pracownicy socjalni – pracownicy zatrudnieni w ośrodkach pomocy społecznej lub powiatowych centrach pomocy rodzinie, do których obowiązków należy praca socjalna lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych, mają prawo do dodatkowego  10-dniowego urlopu wypoczynkowego raz na dwa lata, ale prawo to nabywają po przepracowaniu pełnych 5 lat
- sędziowie i prokuratorzy – mają prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze – 6 dni po 10 latach pracy i 12 dni po 15 latach pracy
- inwalidzi wojenni i kombatanci, oraz osoby, które podlegały represjom wojennym i okresu powojennego, mają prawo do dodatkowego 10-dniowego urlopu wypoczynkowego – o ile oczywiście zatrudnieni są na umowie o pracę.

Czy można zrzec się urlopu?
Nie. Nie możesz zrzec się urlopu i zażądać od pracodawcy, aby wypłacił ci za niego pieniądze. Nie może być takiej sytuacji, że pracownik przychodzi do pracy i jeszcze dostaje dodatkowe wynagrodzenie tylko dlatego, że nie skorzystał ze swojego prawa do urlopu.

Czy urlop można podzielić na części?
Tak. Z tym że co najmniej jedna jego część powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych. Chyba, że jest to twoja pierwsza praca – wtedy możesz wziąć tyle dni urlopu ile ci przysługuje po przepracowanym okresie. Podział urlopu może zostać dokonany tylko na złożony w dowolnej formie (nawet bez uzasadnienia) wniosek pracownika. Pracodawca może odmówić podzielenia urlopu na części, ale to zdarza się rzadko. Gdyby pracownik chciał od razu wykorzystać cały przysługujący mu urlop, to przy puli np. 20 dni nie byłoby go w pracy przez miesiąc.  Pracodawca nie może jednak samodzielnie podzielić pracownikowi urlopu na części.

Kiedy na pierwszy urlop?
Prawo do urlopu wypoczynkowego zyskujesz już po podpisaniu umowy o pracę. Jeśli jednak jesteś zatrudniony pierwszy raz w życiu, nie licz na to, że już po kilku tygodniach będziesz mógł wziąć np. 14 dni urlopu. W takim wypadku uzyskujesz prawo do niego wraz z upływem każdego miesiąca pracy. Pula wszystkich przysługujących ci dni urlopowych - 20 dzielona jest na 12 części – tyle, ile jest miesięcy w roku. Wynika z tego, że po każdym przepracowanym miesiącu masz prawo do 1,666 dnia urlopu. I tutaj pojawia się problem, bo nie ma żadnego przepisu, który nakazywałby zaokrąglenie tej liczy do pełnego dnia. Wiele zależy wtedy od pracodawcy. Jeśli wyrazi na to zgodę, to po 1 miesiącu pracy masz 2 dni urlopu, po 2 – 1,6666 x 2 = 3,33 dnia, czyli 3 dni, po 3 - 1,6666 x 3 = 5 dni itd.

Czy przy umowie na czas określony przysługuje tyle samo dni urlopu?
Nie! Osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na czas określony należy się odpowiednia część ich rocznego urlopu, czyli tzw. urlop proporcjonalny.

Czy pracownik tymczasowy ma prawo do urlopu wypoczynkowego?
Tak, ale na innych zasadach. Jeśli jesteś zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej i „oddany” do dyspozycji określonego pracodawcy, to przysługują ci 2 dni za każdy przepracowany u tego pracodawcy miesiąc. Ponadto, jeśli pracujesz u tego pracodawcy mniej niż 6 miesięcy, to jeszcze przed zawarciem umowy „twoja” agencja musi uzgodnić z pracodawcą, kiedy ten urlop wykorzystasz. Jeśli z kolei będziesz tam pracował więcej niż 6 miesięcy, to pracodawca musi ci umożliwić wykorzystanie w tym czasie urlopu. Za niewykorzystany urlop ekwiwalent wypłaca agencja pracy tymczasowej.

Jak poprosić o urlop?
Złożyć na piśmie wniosek. Kodeks pracy nie reguluje tego, jak powinien wyglądać taki dokument. Zwykle każda firma tworzy własny formularz, który zawiera dane osobowe pracownika, ilość dni urlopu oraz nazwisko osoby, która będzie go zastępować. W wielu przedsiębiorstwach wniosek urlopowy może być też składany e-mailem. Aby spokojnie udać się na wypoczynek, musisz tylko dopilnować, aby twój przełożony wyraził zgodę na twój urlop i podpisał wniosek. Ważny jest termin złożenia wniosku. Jeśli w firmie obowiązuje tzw. plan urlopów, to  wszystkie wnioski należy złożyć przed ostatecznym ułożeniem harmonogramu – zwykle do końca marca danego roku. Jeśli pracodawca nie prowadzi planów urlopów, to wniosek trzeba przedstawić odpowiednio wcześniej,  aby przełożony mógł zapoznać się z wnioskiem i go zaakceptować. Ważne jest też podanie dokładnego terminu urlopu – np. od 1 lipca do 14 lipca. Jeśli nie będzie tej informacji, pracodawca może skierować pracownika na urlop w wybranym przez siebie czasie.

Czy pracodawca może odmówić urlopu?
Tak. Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika. Może się okazać, że w tym czasie na wypoczynku będzie przebywać kilku pracowników z tego samego działu. Nieobecność kolejnego zakłóciłaby sprawne funkcjonowanie firmy i naraziłaby ją na starty.

Kiedy pracodawca może przesunąć termin wcześniej ustalonego urlopu?
Jeśli uzna, że w wyznaczonym czasie nieobecność pracownika zakłóciłaby działanie firmy lub gdy poprosi o to sam pracownik, motywując zmianę ważnymi przyczynami – np. chorobą członka rodziny, ale w tym wypadku to szef uznaje, czy przyczyny są ważne czy nie. Pracodawca jest zobowiązany przesunąć termin urlopu, gdy pracownik zachoruje, zostanie skierowany na ćwiczenia wojskowe lub przeszkolenie wojskowe, albo uda się na urlop macierzyński.

Kiedy pracodawca może przerwać urlop wypoczynkowy?
Wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i okolicznościach, o których pracodawca nie wiedział, wyrażając zgodę na twój urlop. Pracodawca musi przekonująco uzasadnić twoje odwołanie z urlopu, bo inaczej będzie posądzony o nadużycie prawa. Np. szef może przerwać ci urlop, jeśli w tym czasie twój zastępca ulegnie poważnemu wypadkowi, a firma nie będzie w stanie znaleźć w tak krótkim czasie kogoś o odpowiednich kwalifikacjach. Szef nie może „ściągnąć” cię z urlopu, jeśli znając termin twojego wypoczynku, nie zapewnił w tym czasie odpowiedniego zastępstwa. Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez ciebie a mające związek z odwołaniem z urlopu. Ale niestety nie możesz się potem ubiegać o dodatkowe wolne dni w związku z przerwaniem urlopu, nawet jeśli zostanie naruszona zasada ciągłości przez 14 dni. Odwołać można również pracownika z niepełnosprawnością przebywającego na urlopie dodatkowym, nawet jeśli przebywa na turnusie rehabilitacyjnym.

Czy podczas urlopu można pracować gdzie indziej?
Każdy pracownik ma pełne prawo do dysponowania swoim urlopem. To znaczy, że pracodawcę nie interesuje, czy w tym czasie pojedziesz na polską wieś, odwiedzisz znajomych za granicą, czy będziesz robił remont mieszkania. Prawo nie zakazuje też, abyś w tym czasie podjął pracę u innego pracodawcy, choć na niektóre zawody nakłada ograniczenia. Pracownicy administracji publicznej i samorządowej, instytucji państwowych i służby cywilnej muszą nie tylko uzyskać zgodę przełożonych na dodatkową pracę na urlopie, ale też zadbać o to, aby nie stała ona w sprzeczności z ich podstawowymi obowiązkami, bo inaczej zostaną posądzeni o stronniczość lub interesowność.

Zdarza się też często, że pracownik jest zatrudniony u dwóch pracodawców jednocześnie, u każdego w niepełnym wymiarze godzin (np. pół i pół etatu), ale to znaczy, że u obydwu ma prawo do dwóch urlopów wypoczynkowych obliczonych proporcjonalnie do wymiarów czasu pracy. Ważne jest jednak, że jeśli chce mieć cały dzień wolny, to musi wykorzystać urlopy u obu pracodawców w tym samym czasie. Dni urlopowe nie nakładają się, jeśli uzyska urlop u jednego pracodawcy, będzie w tym samym czasie pracował u drugiego.

Pamiętaj jednak, że za podjęcie dodatkowej pracy na urlopie wbrew ustawowym ograniczeniom możesz zostać przez pracodawcę ukarany nawet rozwiązaniem umowy o pracę. Zanim więc podejmiesz się innego zajęcia podczas wypoczynku, sprawdź czy nic ci za to nie grozi.

Czy pracodawca może udzielić dofinansowania urlopu?
Tak, ale taka forma wsparcia zależy od dobrej woli pracodawcy. To znaczy, że nie ma takich przepisów, które kazałyby mu dopłacać do wypoczynku pracowników. W lepszej sytuacji są osoby zatrudnione w przedsiębiorstwach, gdzie działa zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Muszą go tworzyć firmy, gdzie pracuje ponad 20 pracowników. To właśnie z tego funduszu mogą być dokonywane ewentualne dopłaty do urlopów, pod warunkiem, że wypoczynek trwa nieprzerwanie przynajmniej 14 dni. Trzeba jednak pamiętać, że środki z funduszu przeznaczone są dla tych najbardziej potrzebujących.

Co się dzieje z niewykorzystanym urlopem?
Możesz z niego skorzystać w roku następnym, ale najpóźniej do końca I kwartału i to w wyjątkowych sytuacjach. Wtedy, kiedy pracownik nie mógł udać się na wypoczynek z powodu szczególnych potrzeb jego lub pracodawcy, z powodu swojej choroby, przerwania korzystania z urlopu, lub gdy pracodawca odwołał go z urlopu. Pracodawca może też udzielić zaległego urlopu, ale tylko za ostatnie 3 lata. Aby zachować termin: do końca I kwartału, urlop możesz zacząć nawet 30 marca.

Kiedy pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Wtedy, gdy następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy z pracownikiem, lub gdy pracodawca wypowiada pracownikowi umowę, bez zachowania okresu wypowiedzenia i z winy pracownika. Ekwiwalent przysługuje za urlop niewykorzystany w danym roku i w 3 poprzednich latach.

Czy pracownikowi, który jest na urlopie wypoczynkowym, pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę?
Nie. Jedyne wyjątki dopuszczające takie wypowiedzenia to postawienie pracodawcy w stan upadłości lub likwidacji, albo zwolnienia grupowe.

Co dzieje się z urlopem wypoczynkowym, gdy dochodzi do rozwiązania umowy o pracę?
Jeśli jesteś w okresie wypowiedzenia, a masz jeszcze zaległy urlop wypoczynkowy, to pracodawca może albo udzielić ci tego urlopu, albo wypłacić ekwiwalent za jego niewykorzystanie. Sprawa ta musi być załatwiona przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę. Nie może być tak, że pracownikowi pozostaną dni urlopu wypoczynkowego u pracodawcy, u którego już nie pracuje. W okresie wypowiedzenia pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu zaległego i przysługującego na dany rok.

A może by zostać dziś w domu, czyli kiedy jeszcze przysługują ci dni wolne od pracy?
- "kacowe", czyli urlop na żądanie – jak nazwa wskazuje, ten urlop musi być przyznany na żądanie pracownika, przy czym to żądanie nie musi być wyrażone na piśmie, ale np. telefonicznie. Prośbę o wolny dzień powinieneś zgłosić najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, przy czym prawo nie reguluje czy to ma być na początku czy pod koniec godzin pracy. Dobry obyczaj nakazuje, by było to rano – wtedy pracodawca ma możliwość ustalenia zastępstwa i nie żyje w niepewności, co się z tobą stało, ale nie musisz argumentować dlaczego akurat teraz chcesz wziąć wolny dzień. Uwaga! W ciągu całego roku kalendarzowego przysługują ci 4 dni urlopu na żądanie, ale wliczają się one do puli całego twojego urlopu wypoczynkowego – to znaczy, jeśli w sumie przysługuje ci 26 dni urlopu, to 4 z tych dni (razem lub oddzielnie) możesz wykorzystać jako urlop na żądanie. Jeśli ich nie wykorzystasz w jednym roku, to niestety nie przechodzą one na następny. Pracodawca może nie wyrazić zgody na urlop na żądanie lub odwołać cię z niego, jeśli zaistnieje wcześniej nieprzewidziana potrzeba twojej obecności w firmie.

- żenię się, czyli urlopy okolicznościowe – są pewne wydarzenia w życiu rodzinnym lub osobistym pracownika, które mogą być powodem zwolnienia go od świadczenia pracy. Za te dni pracodawca musi ci wypłacić wynagrodzenie.
a) 1 dzień wolnego przysługuje ci w sytuacji: ślubu twojego dziecka, zgonu i pogrzebu twojej siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka lub osoby będącej na twoim utrzymaniu lub pod twoją bezpośrednią opieką
b) 2 dni wolnego dostaniesz w przypadku: swojego ślubu, narodzin twojego dziecka oraz zgonu i pogrzebu twojego małżonka, ojca, matki, macochy lub ojczyma. Aby dostać urlop okolicznościowy, musisz złożyć wniosek u swojego pracodawcy. Pracodawca nie ma prawa ci go odmówić, ale może zażądać dokumentów potwierdzających okoliczności, dla których wziąłeś urlop.

- kiedy szef musi udzielić ci dnia wolnego – są pewne sytuacje prawne, które usprawiedliwiają twoją nieobecność w pracy, a na pracodawcy wymuszają obowiązek zapłacenia ci za te dni, kiedy nie pracowałeś. Wolne dni dostaniesz na pewno na:
a) poszukiwanie pracy
b) zlecone przez lekarza badania w związku z ciążą, jeśli w ciąży jesteś
c) na wykonanie badań lekarskich kontrolnych i okresowych
d) na udział w obowiązkowym szkoleniu z zakresu BHP
e) w razie wezwania cię przed organ państwowy: do sądu, prokuratury, policji, organu administracji rządowej i samorządowej, NIK
f) jeśli dostaniesz kartę powołania do zasadniczej lub okresowej służby wojskowej lub odbycia ćwiczeń wojskowych
g) jeśli jesteś biegłym sądowym, członkiem rady nadzorczej w firmie, w której pracujesz lub zasiadasz w komisji pojednawczej – na czas sesji, posiedzeń
h) na czas oddania krwi w stacji krwiodawstwa lub na czas zajęć dydaktycznych w szkole
i) gdy jesteś strażakiem, ratownikiem GOPR i bierzesz udział w akacjach ratunkowych.

- wezwali mnie do szkoły, czyli 2 dni wychowawcze – to zwolnienie od świadczenia pracy przysługuje tylko pracownicy, która wychowuje (samotnie lub z mężem) dziecko (własne, współmałżonka, adoptowane lub wzięte na wychowanie) w wieku do lat 14. Wymiar – 2 dni w roku kalendarzowym – jest stały i niezależny od liczby dzieci, ważne, aby przynajmniej jedno z nich nie miało 14 lat. Dni wychowawcze niewykorzystane nie przechodzą na następny rok. Aby je otrzymać, nie musisz składać żadnego wniosku, ale warto by ten konkretny wolny dzień ustalić wcześniej z pracodawcą. Za czas tej nieobecności również otrzymasz wynagrodzenie jak za urlop.

- hej, do szkoły, czyli urlop szkoleniowy – może być wykorzystany tylko na uczestnictwo w zajęciach dokształcających, pod warunkiem, że kieruje cię tam twój pracodawca. Jeśli z kolei pracodawca przyłapie cię, że spędzasz go w inny sposób, może ci za te dni nie zapłacić wynagrodzenia. Ile urlopu szkoleniowego ci przysługuje?
a) 6 dni roboczych – na przystąpienie do egzaminów końcowych w szkołach ponadpodstawowych wszystkich typów lub do egzaminu dojrzałości
b) 12 dni roboczych w każdym roku szkolnym – na zajęcia w szkole ponadpodstawowej w systemie zaocznym, jeśli okaże się, że zajęcia wypadają w ciągu dnia pracy
c) 21 dni roboczych w każdym roku studiów – na zajęcia na studiach wieczorowych oraz na przygotowanie się i przystąpienie do egzaminów + 21 dni roboczych na ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy magisterskiej lub dyplomowej oraz na przygotowanie się do egzaminu magisterskiego lub dyplomowego
d) 28 dni w każdym roku studiów – jeśli są to studia zaoczne. Warunki – patrz punkt c. Urlop szkoleniowy traktowany jest jak urlop wypoczynkowy, ale nie wykorzystane dni nie przechodzą na rok następny.

- ostateczność - urlop bezpłatny – jeśli wykorzystałeś już cały swój urlop wypoczynkowy, a z jakichś powodów potrzebujesz więcej czasu dla siebie, możesz złożyć do pracodawcy wniosek o urlop bezpłatny, ale tylko on może zadecydować, czy ci go udzieli. Urlop bezpłatny polega na tym, że umowa o pracę zostaje za zgodą pracodawcy i pracownika zawieszona na jakiś czas. Szef zwalnia cię z obowiązku świadczenia pracy, ale też nie musi ci w tym czasie wypłacać wynagrodzenia. Ile będzie trwał taki urlop, zależy od porozumienia stron. Po jego zakończeniu pracodawca powinien zapewnić ci powrót na stanowisko pracy, które wcześniej zajmowałeś. Szef może cię odwołać z urlopu bezpłatnego, który trwa dłużej niż trzy miesiące, ale muszą być ku temu ważne przyczyny. Nie może cię natomiast w tym czasie zwolnić, chyba, że firma ogłosi upadłość lub zostanie postawiona w stan likwidacji. W czasie urlopu bezpłatnego możesz dowolnie rozporządzać swoim czasem, a nawet podjąć się pracy u innego pracodawcy. Uwaga! Czas trwania urlopu bezpłatnego nie jest wliczany do czasu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze – np. prawo do renty czy emerytury. Pracodawca nie może "wysłać" się na urlop bezpłatny, ale z związku z obecną trudną sytuacją ekonomiczną na rynku, wiele firm sugeruje pracownikom takie rozwiązanie.

W Kodeksie pracy jest mowa jeszcze o dwóch rodzajach urlopów: macierzyńskim i wychowawczym. Mogą je wziąć zarówno kobiety, jak i mężczyźni. Tyle, że te urlopy mogą trwać latami, wymagają więc starannego planowania, i pracy w te dni możecie mieć zdecydowanie więcej w firmie.

Konsultacja: Maria Białek, prawnik z Centrum Integracja Warszawa