Prawnik radzi: rozliczenie delegacji

19.12.2016

Autor: Anita Siemaszko, fot. Marta Kuśmierz

Od dwóch lat jestem osobą niepełnosprawną (stopień umiarkowany). Pracuję po 7 godzin od poniedziałku do piątku, ale 2–3 razy w miesiącu pracuję jeszcze w soboty lub niedziele. Nie ma za taką pracę wynagrodzenia, lecz w zamian dostaje się dzień wolny. Pierwszy raz byłam w delegacji i zupełnie nie wiem, jak to się ma do ustalonych zasad w zakładzie pracy. We wspomnianej delegacji sobotę i niedzielę poświęciłam na podróż. Na jakie przepisy mam się powołać, aby prawidłowo rozliczyć swoją delegację?

Małgorzata L.

Anita Siemaszko Ponieważ Pani opis nie jest precyzyjny, bo co np. oznacza stwierdzenie, że „sobotę i niedzielę poświęciłam na podróż”? Czy oznacza to 48 godzin spędzone w podróży? W obie czy jedną stronę? Pamiętajmy, że precyzja w zadawaniu pytań pozwala na równie precyzyjną odpowiedź. Przyjmuję z góry, że Pani delegacje mają charakter okazjonalny.

Przepisy o czasie pracy

Na początek informacja, że nie ma przeszkód prawnych, aby pracownik, u którego orzeczono umiarkowany stopień niepełnosprawności i w tym orzeczeniu nie wskazano przeszkód do podróży służbowej, mógł wykonywać pracę poza stałym miejscem pracy – wyjeżdżał w delegację. Pracownik z niepełnosprawnością może wyjątkowo odmówić wyjazdu służbowego tylko wówczas, gdy jego schorzenie znacznie utrudnia mu swobodne poruszanie się. W pozostałych przypadkach jest zobowiązany wykonać polecenie pracodawcy wyjazdu w delegację służbową. Do pracodawcy delegującego pracownika, o którym mowa powyżej, należy obowiązek takiego organizowania czasu, aby nie przekraczał on dopuszczalnych norm dla osoby z określonym stopniem niepełnosprawności.

Kwestię maksymalnego czasu pracy dla osoby z niepełnosprawnością w stopniu znacznym lub umiarkowanym reguluje Ustawa z dn. 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. 2011, Nr 127, poz. 721 ze zm.), która w Art. 15 wskazuje, że:

Czas pracy osoby z niepełnosprawnością nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo.
Czas pracy osoby z niepełnosprawnością zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.
Osoba z niepełnosprawnością nie może być zatrudniona w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych.

Zadanie podróży służbowej

Podróżą służbową jest, zgodnie z Art. 775 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z poźn. zm.) wykonywanie zadania służbowego poza stałym miejscem pracy pracownika lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Zgodnie natomiast z Art. 128 § 1 k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Do czasu pracy wlicza się czas realnego wykonywania zadania będącego celem podróży służbowej. Czas podróży służbowej jest zatem zaliczany do czasu pracy o tyle, o ile pracownik podczas tejże podróży wykonywał pracę. Natomiast czas samych przejazdów odbywanych w ramach podróży służbowej nie jest z reguły zaliczany do czasu pracy pracownika. Co do zasady więc czas poświęcony na dojazd nie jest traktowany jako czas pracy pracownika. Taki wniosek przedstawił Sąd Najwyższy w wyroku z dn. 23 czerwca 2005 roku (sygn. akt II PK 265/2004), wskazując, że „czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (Art. 128 § 1 Kodeksu pracy zawierający definicję czasu pracy), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku”. Mimo zmieniającej się specyfiki oraz warunków pracy, które umożliwiają np. pracę zdalną przy wykorzystaniu elektronicznych środków łączności w trakcie m.in. podróży pociągiem, orzecznictwo stoi na stanowisku, że „czas podróży nie musi i nie ma być wykorzystywany do pełnienia pracy i w interesie pracodawcy” (Wyrok SN, sygn. II PK 138/09).

Godziny nadliczbowe

Czas pracy w trakcie przebywania pracownika w delegacji powinien być rozpisany w taki sam sposób, jak czas zwykłej pracy. W razie problemów z ustaleniem rzeczywistego czasu poświęconego na pracę, pracodawca może zażądać od pracownika złożenia stosownego oświadczenia. Jeżeli zatem w trakcie podróży służbowej pracownik faktycznie wykonywał pracę w wymiarze wyższym niż obowiązująca go 7-godzinna dobowa norma czasu pracy i pracę tę wykaże w swoim oświadczeniu, praca ta stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.

Wszelkie naruszenia przepisów, a zwłaszcza łamanie bezwzględnie obowiązujących przepisów jak te, które zakazują pracy w godzinach nadliczbowych osobom z niepełnosprawnością, należy zgłaszać do Państwowej Inspekcji Pracy. Są one również podstawą do wystąpienia z powództwem przeciwko pracodawcy przed sądem pracy.

Proszę pamiętać, że osoba będąca w delegacji jest „24 godziny w dyspozycji pracodawcy”, ma to znaczenie wówczas, gdy np. doszłoby do wypadku przy pracy pracownika będącego w podróży służbowej. W takiej sytuacji wypadek pracownika, nawet w pokoju hotelowym, będzie traktowany na równi z wypadkiem przy pracy.