Dowodzik proszę... do wymiany

Wszyscy obywatele naszego kraju, którzy jeszcze nie wymienili starych dowodów osobistych na nowe, mają na to już niewiele czasu. Zasadniczo sprawa wydaje się łatwa - idziemy do wyznaczonego w danej gminie urzędu, wypełniamy formularz, płacimy 30 zł, dajemy dwa zdjęcia i gotowe. Niestety, nie dla każdego jest to takie proste.

Nie zawsze zdrowie pozwala na wyjście z domu, a przecież wniosek dowodowy musimy opatrzyć własnoręcznym podpisem. W takiej sytuacji prosimy kogoś zaufanego - może być to opiekun, ktoś z rodziny lub znajomy - aby pojechał w naszym imieniu do stosownego urzędu. Bierze on formularz wniosku, który musimy później wypełnić, i zgłasza urzędnikowi, że dana osoba nie może zjawić się osobiście w urzędzie. W takim wypadku urzędnicy pojawią się u nas w domu. Czas oczekiwania zależy oczywiście od liczby zgłoszeń, dlatego im szybciej to załatwimy, tym. Jak dowiedziałem się w Urzędzie Miasta Olkusza, takich przypadków jest znacznie więcej niż w poprzednich miesiącach.

Fotografia i podpis

Pamiętajmy, że do wniosku dołączamy dwie aktualne, wyraźne i jednakowe fotografie o wymiarach 45x35 mm, przedstawiające osobę bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami w taki sposób, aby ukazywały głowę w pozycji lewego półprofilu i z widocznym lewym uchem, z zachowaniem równomiernego oświetlenia twarzy.

I tutaj uwaga: jeżeli ze względu na niepełnosprawność narządu wzroku nasza wada jest widoczna, możemy mieć zdjęcie w okularach z ciemnymi szklarni. Podstawą do tego jest okazanie orzeczenia o stopniu niepełnosprawności z oznaczeniem, że jego podstawą jest właśnie wada wzroku. W nakryciu głowy natomiast może pozostać osoba, której wyznanie tego wymaga. Musi jednak pokazać stosowne zaświadczenie ze swej wspólnoty religijnej.

Niestety, bardzo rzadko się zdarza, aby wraz z urzędnikami pojechał fotograf, nie ma również możliwości załączenia zdjęcia w pliku. Jest to niewątpliwe utrudnienie dla osób, dla których wyjście z domu jest bardzo skomplikowane lub wręcz niemożliwe. Musimy więc albo spróbować zrobić zdjęcie na własną rękę i wydrukować je u fotografa, albo poprosić go o zjawienie się w naszym domu.

Kiedy urzędnicy się pojawią, sprawdzą prawdziwość wszystkich danych i poproszą o własnoręczny podpis. Jeśli ktoś nie jest w stanie się podpisać, zostanie to odnotowane i zapisane w naszym dowodzie. Opłata za wydanie dowodu wynosi 30 zł. Zwolnione z niej są osoby pobierające zasiłek stały z pomocy społecznej albo rentę socjalną oraz pensjonariusze domów opieki. Nie ma ulg dla osób niepełnosprawnych.

Miejsce zamieszkania

Jeżeli urodziliśmy się lub wstąpiliśmy w związek małżeński w obrębie gminy, w której jesteśmy zameldowani, to nie ma problemu - urząd sam zdobędzie nasz akt urodzenia lub małżeństwa.

Niestety, jeżeli akt stanu cywilnego był rejestrowany poza obszarem gminy, musimy zdobyć go sami. Może to być skrócony odpis aktu urodzenia (jeśli nie braliśmy ślubu) lub akt małżeństwa. Możemy udać się do Urzędu Stanu Cywilnego (USC), w którym są nasze dokumenty, lub poprosić o załatwienie stosownego odpisu kogoś z najbliższej rodziny w linii prostej - czyli np. rodziców, rodzeństwo, dzieci, wnuki etc. Możemy również upoważnić kogoś, kto nie należy do najbliższej rodziny. Jeżeli USC, w którym są nasze akta, jest bardzo oddalony od miejsca zamieszkania, to możemy przesłać wniosek pocztą; akt zostanie wówczas wysłany do USC właściwego dla miejsca naszego zameldowania.

Jeżeli odpis jest wydawany w celu wymiany dowodu, to jesteśmy zwolnieni z opłat. W przypadku gdy nasze akta się zachowały, nie ma większych problemów z uzyskaniem stosownych dokumentów. Niestety sytuacja wygląda zupełnie inaczej, kiedy uległy zniszczeniu. Musimy wówczas poprosić o stosowne zaświadczenie z USC, w którym powinny one się znajdować, a następnie złożyć dokumenty w USC naszego miejsca zameldowania. Należy dołączyć pismo z oświadczeniem, że uprzednio nie występowaliśmy z wnioskiem o odtworzenie aktu w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Jeżeli dostaniemy decyzję odmowną, to możemy zaskarżyć ją do wojewody.

No i niestety, w tym miejscu nasze postępowanie może ugrząźć na dłużej i nic na to nie poradzimy. Ważne w takiej sytuacji jest poszukanie w domu jakichkolwiek urzędowych dokumentów - starego aktu urodzenia lub innego rodzaju dokumentu stanu cywilnego. Bez tego nasza sytuacja jeszcze bardziej się komplikuje. Jeśli więc podejrzewamy, że taki problem może wystąpić, spieszmy się tym bardziej, bo procedura może trwać nawet kilka miesięcy.

Jeszcze inną „nietypową" grupę stanowią osoby urodzone za wschodnią granicą, których akta pozostały na Litwie. Białorusi lub Ukrainie. Te osoby w latach 1947-1952 musiały zdobyć decyzję sądu o wpisanie ich do polskich archiwów. Dla nich zostały utworzone dwa wydziały - w Łodzi oraz Warszawie.

Przedstawiciele tych urzędów pomogą nam zająć się naszą sprawą - musimy się do nich zgłosić osobiście lub korespondencyjnie. Jeżeli natomiast nasze akta nigdy nie trafiły do Polski, należy osobiście wystąpić do stosownych władz państwa, w którym pozostały nasze dokumenty, o wydanie akt. Jeśli to się uda, występujemy do USC właściwego dla obszaru naszego zameldowania o transkrypcję dokumentów, aby były ważne w Polsce.
Gdy pytałem o wymianę dowodów dyrektorów domów pomocy społecznej, udzielali mi bardzo krzepiących odpowiedzi: „Nie ma żadnego kłopotu - nasi podopieczni mają wymienione dowody". Ale jeśli zachodzi taka potrzeba, oczywiście mogą liczyć na pomoc pracowników socjalnych. Wtedy zazwyczaj przyjeżdża do ośrodka fotograf i wszystkie formalności załatwiane są na miejscu.

Czas nagli

Na koniec kilka uwag: po pierwsze, zgłaszajmy urzędom niemożność załatwienia sprawy osobiście, jeśli faktycznie nie możemy wyjść z domu. Nie kierujmy. Nie kierujmy się jedynie własną wygodą - urzędnicy naprawdę mają bardzo dużo pracy w tym okresie, a dodatkowym kłopotem bywa dla nich brak transportu.

Druga bardzo ważna sprawa: nie bagatelizujmy konieczności wymiany dowodu osobistego. Jest to dokument nie tylko ważny, ale również, z punktu widzenia polskiego prawa, obowiązków. Bez niego nie załatwimy żadnej sprawy - ani w banku, ani w urzędzie. Co więcej musimy pamiętać, że na podstawie dowodu osobistego (lub paszportu) USC ustala tożsamość osoby uprawnionej do odbioru wypisu. Jeśli więc nie zdążymy wyrobić dowodu do 31 marca 2008 r. (jeśli ten termin nie zostanie przesunięty), to możemy mieć problemy z otrzymaniem z USC aktów, bez których nie wyrobimy nowego dowodu (w przypadku osób urodzonych lub wstępujących w związek małżeński poza obszarem gminy zameldowania), a w każdym razie będziemy mieli z tym poważne problemy (jedyna furtka to prośba do USC o przesłanie wypisu bezpośrednio do organu wydającego dowody osobiste).

PO CO NAM DOWÓD?

Dowód osobisty potrzebny jest do załatwienia bardzo wielu spraw, np.:

• odebrania listu poleconego
• odebrania emerytury lub renty
• zakupu lub sprzedaży mieszkania
• zaciągnięcia kredytu bankowego
• zwrotu pieniędzy z towarzystwa ubezpieczeniowego
• załatwienia spraw urzędowych

Jak podaje wiceminister MSWiA lista ta może obejmować nawet 200 tego typu spraw.

ARCHIWA ZABUŻAŃSKIE

Urząd Stanu Cywilnego Łódź Centrum,
ul. Piłsudskiego 100, 92-236 Łódź,
tel.: 042 638 54 85

Archiwum Urzędu Stanu Cywilnego Miasta Stołecznego Warszawy,
Wydział Archiwa Zabużańskie,
ul. Smyczkowa 14, 02-678 Warszawa,
tel.: 022 847 48 21