Przychodzi petent do urzędu...

Większość z nas przynajmniej raz wystąpiła do urzędu z podaniem (żądaniem, wyjaśnieniem, odwołaniem bądź zażaleniem). Warto poznać zasady, które obowiązują przy wnoszeniu pism do urzędów, oraz wiedzieć, jakie obowiązki ma urząd.

Kwestie te normuje Kodeks Postępowania Administracyjnego (KPA).

Sposób wnoszenia pisma. Podania mogą być wnoszone do urzędu w kilku formach: pisemnie, telegraficznie, za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej lub formularza ze strony internetowej właściwego organu administracji publicznej. Co ważne, podanie może też być wnoszone ustnie do protokołu.

Podanie powinno zawierać: wskazanie osoby, od której pochodzi (czyli imię i nazwisko, tak by nie było wątpliwości, kogo dotyczy dane pytanie), jej adres oraz składane względem urzędu żądanie (czyli konkretne pytanie lub żądanie, jakie składamy urzędowi, np. „proszę o przyznanie mi zasiłku pielęgnacyjnego"). Starajmy się być rzeczowi i konkretni. Powinniśmy podać wszystkie fakty, które pozwolą rozpatrzyć sprawę (np. podanie informacji o uzyskaniu orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności).
Podanie, które zostało wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu, powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje osoba przez nią upoważniona, umieszczając wzmiankę o tym obok podpisu.
Organ administracji publicznej obowiązany jest potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący je tego zażąda.

Czas załatwienia sprawy. Organ administracji publicznej jest zobowiązany do załatwienia sprawy bez zbędnej zwłoki. Termin zaczyna biec od złożenia kompletu dokumentów potrzebnych do rozstrzygnięcia danej sprawy. W praktyce oznacza to, że większość spraw, o ile dostarczyliśmy wszystkie wymagane dokumenty, powinna być załatwiona niezwłocznie (do ok. 14 dni), o ile sprawa może być rozpatrzona dzięki dowodom przedstawionym przez stronę, łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania, lub dzięki faktom i dowodom powszechnie znanym albo znanym z urzędu organowi. Przykładem takiej sytuacji może być decyzja o zameldowaniu się właściciela w zakupionym lokalu mieszkalnym.
Jeśli sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, to jej załatwienie może się przeciągnąć, jednak powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca. W przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej wydanie decyzji powinno trwać nie dłużej niż dwa miesiące od dnia wszczęcia postępowania, w postępowaniu odwoławczym zaś - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.
Warto pamiętać, że do terminów załatwienia sprawy nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu, np. jeśli urząd do wydania decyzji będzie potrzebował dodatkowych informacji/dokumentów i prosi o nie petenta, a ten nie będzie się spieszył z ich dostarczeniem, to musi mieć świadomość, że o czas jego zwłoki przedłuży się całe postępowanie.