Sprawy urzędowe – terminy

Wszystkie urzędy powinny załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Niestety, taki stan osiąga się dość rzadko, dlatego najczęściej na decyzje trzeba czekać. Podpowiadamy, jak długo i ile mamy czasu na reakcję.

Na podstawie Art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego (Kpa) – niezwłocznie powinny być załatwiane w szczególności sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę, łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania, lub na podstawie faktów i dowodów powszechnie znanych albo znanych z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania (w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania).

Od tej zasady mogą być wyjątki przewidziane w przepisach szczególnych. Warto pamiętać, że nie wlicza się do powyższych terminów załatwienia spraw:

• okresów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności,
• okresów zawieszenia postępowania,
• i okresów opóźnień z winy strony lub z przyczyn niezależnych od organu.

Czas może biec różnie w zależności choćby od stopnia skomplikowania sprawy, fot. www.sxc.hu

Jak liczyć terminy?

Sprawy w urzędzie nie powinny ciągnąć się w nieskończoność. Dlatego obie strony obowiązują określone terminy. Ważne jest, byśmy wiedzieli jak je obliczać, tak by przez przypadek nie doszło do niedochowania terminu. Zasady obliczania terminów podaje art. 57 Kpa:

✓ Jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu. Na przykład: w poniedziałek 2 września otrzymaliśmy decyzję, po której mamy na odwołanie 14 dni. Termin zaczyna więc biec od 3 września, więc ostatni moment na złożenie odwołania to 16 września.

✓ Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni. Jeśli dni wolne od pracy wypadają w środku terminu, nie powoduje to jego wydłużenia. Warto pamiętać, że sobota nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy – bez względu na to, że większość urzędów w tym dniu nie pracuje.

✓ Terminy określone w tygodniach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu. Czyli jeśli dwutygodniowy termin rozpoczął się we wtorek 10 września, to kończy się we wtorek 24 września.

✓ Terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca. Na przykład termin dwumiesięczny rozpoczęty 9 czerwca kończy się 9 sierpnia. Ale gdyby termin
miesięczny rozpoczął się 31 stycznia – to kończy się 28 lutego (bądź 29, jeśli akurat jest rok przestępny).

Sprawy w urzędzie nie powinny ciągnąć się w nieskończoność, fot. www.sxc.hu

Jak składać pismo?

Oczywiście najlepiej jest złożyć pismo w kancelarii właściwego urzędu. Warto mieć przy sobie kopię, by otrzymać na niej potwierdzenie.

Jeśli jednak nie ma możliwości złożenia pisma w urzędzie, to można:

• wysłać pismo w formie dokumentu elektronicznego (na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu),
• nadać w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego (ale nie poprzez firmę kurierską – jako data złożenia przyjmowana jest „data stempla pocztowego”),
• złożyć je w polskim urzędzie konsularnym,
• złożyć przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej,
• złożyć przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku,
• złożyć przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.

Odwołania

W Polsce postępowanie administracyjne jest zazwyczaj dwuinstancyjne. Oznacza to, że jeśli otrzymaliśmy decyzje, z którą się nie zgadzamy, mamy możliwość złożenia odwołania – jak wszystkie strony postępowania. Musimy być jednak uznani za stronę postępowania.

Przed złożeniem odwołania należy dokładnie zapoznać się z decyzją, szczególnie z jej uzasadnieniem i pouczeniem.

Termin odwołań wynosi zwykle 14 dni od daty otrzymania decyzji (np. odbioru listu poleconego z decyzją) lub jej ustnego ogłoszenia.

Odwołanie należy wnieść do odpowiedniego organu II instancji za pośrednictwem organu I instancji. Kto w tym przypadku jest organem II instancji, wiadomo z pouczenia w decyzji. W praktyce odwołanie wnosi się na piśmie przez ten organ, który wydał decyzję, do organu nadrzędnego.

Zanim napiszesz odwołanie, dokładnie przemyśl, co powinno się w nim znaleźć, a co jest niepotrzebną dygresją, fot. www.sxc.hu

Jak napisać odwołanie

Powinno być napisane tak, jak każde pismo kierowane do urzędu. Proponowany układ odwołania:

• najpierw imię, nazwisko i adres składającego odwołanie;
• potem dane urzędu, do którego się odwołujemy, i informacje za pośrednictwem kogo się odwołujemy;
• następnie tytuł pisma, czyli „Odwołanie od decyzji”;
• poniżej należy napisać, o jaką decyzję chodzi oraz podać sygnaturę akt.

Teoretycznie wystarczy, jeśli w odwołaniu wyrazimy niezadowolenie z zaskarżanej decyzji. W praktyce dużo lepiej jest wskazać, o co konkretnie chodzi (np. z którymi postanowieniami orzeczenia o stopniu niepełnosprawności się nie zgadzamy).

Warto też przedstawić argumenty, które przemawiają za naszymi racjami. Nie musimy pisać tego językiem prawniczym – ważne, byśmy starali się wyjaśnić sprawę jasno i nie wdawali się w zbędne dygresje.

Dobrze jest przed złożeniem pisma dać je do przeczytania drugiej osobie. Jeśli ona zrozumie, o co chodzi, można składać pismo. Jeśli nie – to należy je przeredagować.

Pamiętajmy o podpisaniu pisma.

Jeśli składamy odwołanie osobiście, warto mieć przy sobie kopię, by potwierdzić jego złożenie. Od odwołań nie są pobierane żadne opłaty.

Uwaga! Organ I instancji przed przesłaniem sprawy do II instancji może samodzielnie zmienić zaskarżaną decyzję, jeśli uzna odwołanie za zasadne.

Fot. www.sxc.hu

Listy polecone

Wiele osób uważa, że nie odbierając listów poleconych z urzędów, są w stanie skutecznie bronić się przed negatywnymi konsekwencjami. To nieprawda. Jeśli list polecony został skierowany do miejsca zamieszkania, a nie odebraliśmy go w terminie, odmówiliśmy odebrania bądź odebrał je gospodarz bloku lub członek rodziny, to na podst. Kodeksu postępowania administracyjnego doręczenie uważa się za dokonane. Zatem nie odbierając listów z urzędów, „zyskujemy” tylko to, że nie poznamy ich treści i zaprzepaścimy ewentualne możliwości przeciwdziałania.

Przywracanie terminu

W niektórych sytuacjach zdarza się, że z przyczyn od siebie niezależnych nie byliśmy w stanie dotrzymać terminu. W takiej sytuacji można do urzędu wnieść prośbę o tzw. przywrócenie terminu.

Może ono nastąpić w uzasadnionych przypadkach, które powstały bez winy zainteresowanego. Na przykład: jeśli nie złożyliśmy odwołania, gdyż nie znaleźliśmy czasu na przeczytanie decyzji, to nie jest to uzasadniony powód do przywrócenia terminu.

Na złożenie prośby o przywrócenie terminu obywatel ma 7 dni od ustania przyczyny, która uniemożliwiła działanie. Jednocześnie z wnioskiem o przywrócenie terminu należy dokonać czynności, którą zaniedbaliśmy (np. złożyć odwołanie). Wiele osób czeka z dokonaniem tej czynności do decyzji o przywróceniu terminu – co jest błędem.

Przed rozpatrzeniem prośby o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania lub zażalenia organ administracji publicznej na żądanie strony może wstrzymać wykonanie decyzji lub postanowienia. O przywróceniu terminu postanawia właściwy dla sprawy organ administracji publicznej. Od postanowienia o odmowie przywrócenia terminu służy zażalenie. O przywróceniu terminu do wniesienia odwołania lub zażalenia ostatecznie postanawia organ właściwy do rozpatrzenia odwołania lub zażalenia.

Bez odwołań

Są sytuacje, gdy dana decyzja urzędu nie jest decyzją administracyjną. W przypadku osób z niepełnosprawnością mamy z tym do czynienia np. podczas rozpatrywania wniosków o dofinansowanie do turnusu rehabilitacyjnego, likwidacji barier architektonicznych lub w komunikacji, oraz dofinansowań do zakupu sprzętu rehabilitacyjnego czy ortopedycznego. Nie przysługuje wtedy odwołanie od wydanej decyzji – ale jeśli wystąpią zastrzeżenia co do sposobu jej wydawania czy działania urzędu, można złożyć skargę do władz powiatu. Nie wpłynie to na naszą indywidualną sprawę, ale może mieć wpływ na działanie instytucji w przyszłości.